Aunque el pago se realice de forma inmediata, la recepción electrónica sigue siendo fundamental para cumplir con la normativa y evitar riesgos. En este artículo, te explicaremos por qué y cómo HKA Recepción puede ayudarte a gestionar este proceso de forma eficiente.

El mito del pago de contado

• • Muchas empresas creen que, al realizar un pago de contado, la factura se convierte automáticamente en un soporte válido para costos, deducciones e impuestos descontables. Sin embargo, esto no es así.
  • La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) exige que, para que una factura sea válida, debe existir en sus bases de datos y el adquirente debe figurar como tal.
  • Si solo cuentas con un comprobante físico, como una representación gráfica o un papel, corres el riesgo de que la DIAN no reconozca esa operación en tu declaración tributaria.

La importancia de la recepción electrónica

• • La recepción electrónica te permite verificar que la factura de contado existe en la DIAN y que tú eres el adquirente.
  • Al registrar los eventos electrónicos de recepción, cumples con la normativa tributaria y evitas posibles sanciones.

HKA Recepción: Tu aliado para la recepción electrónica de pagos de contado

• • HKA Recepción te permite gestionar de forma eficiente la recepción electrónica de todas tus facturas, incluyendo las de pago de contado.
  • Con nuestra plataforma, puedes:
    • Verificar la existencia de las facturas en la DIAN.
    • Visualizar y organizar facturas a crédito y contado, notas crédito y débito.
    • Evitar errores y riesgos en tu gestión de facturas.
  • Además, HKA Recepción te ofrece otras funcionalidades que facilitan tu gestión de facturas, como la visualización de notas crédito y débito, la creación de agrupaciones de facturas y la generación de portal web para proveedores.

¿Qué hacer si una factura de contado no aparece en HKA Recepción?

• • Si recibes un comprobante físico de una factura de contado que no aparece en HKA Recepción, es importante que te comuniques con tu proveedor para que expida correctamente la factura electrónica.
  • Solicita al proveedor que te envíe la factura a tu correo electrónico único para recepción de facturas y de esta manera podrá subir el documento al portal de recepción y podrás hacerle el seguimiento de manera eficiente.
  • De esta forma, te aseguras de que la factura cumpla con todos los requisitos legales y evitas problemas con la DIAN.

La recepción electrónica es fundamental para todas las facturas, incluyendo las de pago de contado. No te arriesgues a tener problemas con la DIAN o la SIC. Con HKA Recepción, puedes gestionar este proceso de forma eficiente, segura y sin complicaciones.

 ¿Quieres saber más sobre cómo HKA Recepción puede ayudarte a cumplir con la normativa y optimizar tu gestión de facturas? ¡Contáctanos hoy mismo para una demostración gratuita!

Además te puede interesar:

• Eventos DIAN: ¿Por qué son necesarios y cuando se aplican?
• Proveedores de Facturación Electrónica: Somos Tus Aliados
• Notas Crédito de Facturación Electrónica: ¿Cuándo se aplican?

El cargo Recepción electrónica para pagos de contado: ¿Es realmente necesaria? apareció primero en The Factory HKA Colombia.

La solución HKA Recepción se encarga de descargar y almacenar los documentos electrónicos que llegan al correo, lo que permite que puedan ser gestionados por los analistas de compra de la empresa desde nuestro portal o Sistema Contable  integrado a nuestra plataforma.

A través de esta solución, usted podrá:

• Consultar y visualizar documentos: representación gráfica y XML
• Incorporar el flujo de trabajo de la empresa en el sistema, permitiendo manejar estatus estándares y personalizados para los documentos que se estén gestionando
• Enviar eventos DIAN y obtener respuesta de los mismos
• Generar reportes de documentos según los estatus que se manejen.
  

Es importante tener en cuenta que a partir del 13 de Julio del 2022 los compradores que adquieren bienes y/o servicios con pago a plazo, deben expedir el acuse de recibo de las mercancías y/o servicios de forma electrónica y transmitir los eventos a la DIAN.

El uso de nuestra solución de Recepción Electrónica le permitirá mejorar su flujo de trabajo, organizar sus facturas y recibir beneficios tributarios.  Para mayor información sobre HKA Recepción contáctenos a través de nuestros números +57 (601) 746 08 12 / 508 48 68 + Opción 1 o a través de nuestro correo electrónico ventas_co@thefactoryhka.com

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales.

El cargo Funcionalidades de nuestra solución HKA Recepción apareció primero en The Factory HKA Colombia.

Demostración en vivo de nuestra solución HKA Recepción. Preguntas y Respuestas sobre Recepción Electrónica.

El cargo Demostración en vivo de Nuestra Solución HKA Recepción apareció primero en The Factory HKA Colombia.

Factory HKA Colombia trae una nueva solución para la recepción de documentos electrónicos, dirigida a aquellos facturadores electrónicos que realizan compras de productos y/o servicios a crédito y reciben por esta transacción, un documento electrónico.

El sistema se encarga de descargar y almacenar los documentos electrónicos que llegan al correo, lo que permite que puedan ser gestionados por los analistas de compra de la empresa desde nuestro Portal Web o Sistema Contable integrado a nuestra plataforma.

Nuestra solución HKA Recepción permite definir el flujo de trabajo de acuerdo a los procesos internos de la empresa para el manejo de documentos, esto permite a los usuarios identificar el estatus en que se encuentra el documento electrónico y optimizar la gestión de cuentas por pagar de la empresa. También se pueden establecer categorías que permiten distribuir los documentos entre los usuarios del sistema de forma automática.

Además de optimizar tiempos y recursos en la gestión de cuentas por pagar, HKA Recepción permitirá registrar en la DIAN los eventos electrónicos asociados a la factura, los cuales son necesarios para soportar los costos derivados de facturas a crédito según lo dictado en la Resolución 000085 de Abril 2022, esto será necesario a partir del 08 de Julio del 2022.

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales.

Contáctenos a través de nuestros números +57 (601) 746 08 12 / 508 48 68

El cargo Conoce nuestra nueva solución: HKA Recepción apareció primero en The Factory HKA Colombia.

De acuerdo a la Resolución 00042 de mayo 2020, se tiene que los siguientes sujetos están:

Obligados a facturar electrónicamente

1. Responsables de IVA
2. Responsables del impuesto al consumo
3. Comerciantes, profesionales libres, ganaderos, agricultores
4. Comerciantes, importadores, prestadores de servicio
5. Tipógrafos y Litógrafos no responsables de IVA
6. Contribuyentes Régimen SIMPLE
7. Distribuidores Minoristas de Combustibles
8. Voluntarios Resolución 000042

No obligados a facturar electrónicamente

1. Bancos
2. Cooperativas no están obligados a expedir por las actividades asociadas a las operaciones financieras
3. Personas naturales no responsables de IVA, es decir aquellas que cumplen con la totalidad de los puntos establecidos en el Estatuto Tributario: Art 437 Parágrafo 3
4. Persona Natural no responsable de impoconsumo, es decir aquellas que cumplen con la totalidad de los puntos establecidos en el Estatuto Tributario: Art 512-13
5. Personas Jurídicas o Naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajero
6. Los empleados y pensionados siempre y cuando el 80% de sus ingresos provengan de la relación laboral

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales.

Contáctenos a través de nuestros números +57 (601) 746 08 12 / +57 (601) 508 48 68

El cargo Obligados y no obligados a facturar electrónicamente apareció primero en The Factory HKA Colombia.

El uso del correo electrónico para la recepción de documentos electrónicos con validación previa, se describe en la Resolución 000012 de febrero de 2021 (Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta-Versión 1.8). Una de las consideraciones más relevantes es que este correo electrónico es diligenciado de forma obligatoria en el Portal de Habilitación de la DIAN al momento de realizar el proceso de habilitación para factura electrónica.

A continuación se enumeran las características con las que debe cumplir la estructura del correo donde es enviado el documento electrónico, según el tipo de documento:

Somos The Factory HKA Colombia, especialistas en Soluciones Fiscales. Contáctenos a través de nuestros números +57 (601) 746 08 12 / +57 (601) 508 48 68.

El cargo Conoce las características que debe tener el correo electrónico para la recepción de documentos electrónicos apareció primero en The Factory HKA Colombia.