Aunque el pago se realice de forma inmediata, la recepción electrónica sigue siendo fundamental para cumplir con la normativa y evitar riesgos. En este artículo, te explicaremos por qué y cómo HKA Recepción puede ayudarte a gestionar este proceso de forma eficiente.

El mito del pago de contado

• • Muchas empresas creen que, al realizar un pago de contado, la factura se convierte automáticamente en un soporte válido para costos, deducciones e impuestos descontables. Sin embargo, esto no es así.
  • La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) exige que, para que una factura sea válida, debe existir en sus bases de datos y el adquirente debe figurar como tal.
  • Si solo cuentas con un comprobante físico, como una representación gráfica o un papel, corres el riesgo de que la DIAN no reconozca esa operación en tu declaración tributaria.

La importancia de la recepción electrónica

• • La recepción electrónica te permite verificar que la factura de contado existe en la DIAN y que tú eres el adquirente.
  • Al registrar los eventos electrónicos de recepción, cumples con la normativa tributaria y evitas posibles sanciones.

HKA Recepción: Tu aliado para la recepción electrónica de pagos de contado

• • HKA Recepción te permite gestionar de forma eficiente la recepción electrónica de todas tus facturas, incluyendo las de pago de contado.
  • Con nuestra plataforma, puedes:
    • Verificar la existencia de las facturas en la DIAN.
    • Visualizar y organizar facturas a crédito y contado, notas crédito y débito.
    • Evitar errores y riesgos en tu gestión de facturas.
  • Además, HKA Recepción te ofrece otras funcionalidades que facilitan tu gestión de facturas, como la visualización de notas crédito y débito, la creación de agrupaciones de facturas y la generación de portal web para proveedores.

¿Qué hacer si una factura de contado no aparece en HKA Recepción?

• • Si recibes un comprobante físico de una factura de contado que no aparece en HKA Recepción, es importante que te comuniques con tu proveedor para que expida correctamente la factura electrónica.
  • Solicita al proveedor que te envíe la factura a tu correo electrónico único para recepción de facturas y de esta manera podrá subir el documento al portal de recepción y podrás hacerle el seguimiento de manera eficiente.
  • De esta forma, te aseguras de que la factura cumpla con todos los requisitos legales y evitas problemas con la DIAN.

La recepción electrónica es fundamental para todas las facturas, incluyendo las de pago de contado. No te arriesgues a tener problemas con la DIAN o la SIC. Con HKA Recepción, puedes gestionar este proceso de forma eficiente, segura y sin complicaciones.

 ¿Quieres saber más sobre cómo HKA Recepción puede ayudarte a cumplir con la normativa y optimizar tu gestión de facturas? ¡Contáctanos hoy mismo para una demostración gratuita!

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El cargo Recepción electrónica para pagos de contado: ¿Es realmente necesaria? apareció primero en The Factory HKA Colombia.

Seguramente, has escuchado acerca del RADIAN y quieres conocer de qué se trata. Esta plataforma diseñada y administrada por la DIAN, es un componente de la facturación electrónica en Colombia.

Pero exactamente, ¿Qué es? ¿Cuál es su relación con los títulos de valor? ¿Quiénes pueden hacer uso de dicha plataforma? ¿Cómo es el proceso de habilitación? Todas estas inquietudes las vamos a resolver en el siguiente artículo. ¡Acompáñanos e infórmate!

¿Qué es el RADIAN?

El RADIAN, es una plataforma administrada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cual hace parte del sistema de facturación electrónica en el país. Allí es posible llevar a cabo el registro, consulta y trazabilidad de las facturas digitales de venta como título de valor, además de los eventos asociados a las mismas.

De ese modo, las facturas electrónicas que se registran en dicha plataforma pueden negociarse con aquellas instituciones que llevan a cabo operaciones de factoring en todo el país.

¿Qué conocemos como título de valor?

Ahora bien, es importante aclarar que se considera como título de valor. Este es un documento que simboliza un derecho de crédito, lo cual significa que existe una obligación de pago entre dos partes.

Cuando se genera una facturación electrónica de venta como título de valor, el comerciante tiene la posibilidad de traspasarla o negociarla con un tercero, con el fin de conseguir solvencia inmediata.

En cuanto al comprador, deberá asumir el pago de la factura en los plazos que haya acordado con el vendedor.

Requisitos para que una factura electrónica se considere como título de valor

Para que una factura electrónica sea reconocida como título de valor, debe dar cumplimiento a todos los requisitos tributarios y comerciales que se relacionan en la normativa comercial – Código de Comercio y Decreto 1074 de 2015. Aquí te mencionamos algunos de los más relevantes:

• Inclusión de los derechos que la factura incorpora
• Firma por parte de quién genera la factura
• Indicar fecha de vencimiento y fecha de recepción de la factura; en caso de omisión, se asume que el pago debe realizarse en los 30 días siguientes a la emisión
• El emisor (vendedor o prestador del servicio) debe dejar constancia en el original de la factura sobre el estado de pago y las condiciones de la transacción, si aplican
• Designarse como factura de venta
• Incluir los apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor o proveedor del servicio
• Indicar los apellidos, nombre o razón social, y NIT del comprador de bienes o servicios, acompañado de la discriminación del IVA pagado
• Especificar la numeración consecutiva en la factura
• Fecha de expedición
• Describir de forma clara los productos vendidos o los servicios que han sido prestados
• Costo total de la operación
• Nombre o razón social y el NIT de quien imprime la factura
• Mención de la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
• Firma de las partes involucradas en la transacción
• Tener la Aceptación Expresa a través de los eventos DIAN

¿Quiénes pueden utilizar la plataforma RADIAN?

La plataforma RADIAN se encuentra habilitada para todos las personas, negocios o entidades, que deseen hacer uso de las facturas electrónicas con título de valor al interior del territorio nacional.

Tipos de participantes que pueden habilitarse en RADIAN

Los participantes que pueden habilitarse en el RADIAN son los siguientes:

• Proveedores tecnológicos que se encuentran autorizados para la prestación de servicios de facturación electrónica.
• Empresas que hagan operaciones de factoring
• Personas naturales o jurídicas que figuren como facturadores electrónicos, pueden hacer la comercialización de las facturas de venta con pago a plazo, para ello deben registrar los eventos de la factura electrónica en plataforma del RADIAN.

Proceso de habilitación en RADIAN

Quienes se encuentren interesados en hacer su proceso de habilitación en el RADIAN, deben hacerlo a través de la página https://www.dian.gov.co/. Allí deben buscar la opción de factura electrónica y hacer la habilitación en eventos RADIAN.

Según lo que determina la DIAN, para llevar a cabo el proceso de habilitación en esta plataforma, es necesario disponer de un software para registrar eventos asociados a la factura electrónica de venta como título valor que cumpla con los requisitos establecidos en la Resolución 00085 de 2022.

También es importante mencionar, que los participantes en el RADIAN, se clasifican de forma directa e indirecta. A continuación, te mencionamos quiénes entran en cada categoría.

Participantes que operan de forma directa

El facturador electrónico puede operar de forma directa, si se encuentra autorizado por la DIAN y dispone de un software propio que se encuentre activo en el sistema de facturación electrónica.

Otros usuarios son los proveedores tecnológicos que previamente hayan sido habilitados en el Sistema de Facturación Electrónica, y que opten por llevar a cabo el registro de la facturación electrónica de venta como título de valor y los eventos asociados por medio del RADIAN.

Además, se encuentran las plataformas digitales de sistemas de negociación, las cuales cumplen el rol de intermediarios entre los propietarios legítimos y los posibles compradores de la factura electrónica de venta como título de valor. Estas deben estar habilitadas y disponer de un software propio.

Otro participante en esta categoría son las empresas que operan como Factor. Las personas jurídicas que cuentan con la capacidad para llevar a cabo actividades de compra de cartera con descuento, haciendo uso de recursos propios. Tienen que estar habilitados como facturadores electrónicos y contar con un software propio.

Participantes que operan de forma indirecta

Aquí también se encuentran los facturados electrónicos que cuentan con la habilitación en el Sistema de Facturación Electrónica, y buscan realizar el registro de facturación electrónica de venta como título de valor y los eventos asociados, por medio de “aliado” o “mandatario”, que previamente haya sido autorizado en RADIAN.

En The Factory somos un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN

Los proveedores tecnológicos son cruciales para llevar a cabo todos los procesos de facturación electrónica y el control de las transacciones de un negocio. ¿Estás buscando un aliado competente y autorizado por la DIAN?

Te contamos que en The Factory contamos con una experiencia de más de 10 años, ofreciendo soluciones integrales y avanzadas de facturación electrónica. Disponemos de un software robusto e intuitivo. ¡Agenda una asesoría personalizada y conoce más!

Conclusión

RADIAN, es una plataforma implementada por la DIAN, en la que es posible hacer el registro, consulta y trazabilidad de las facturas digitales de venta como título de valor. Son cuatro los tipos de participantes que pueden ser habilitados: Facturador electrónico, Proveedor tecnológico, Sistema de negociación y Factor (empresas que llevan a cabo actividades de compra de cartera o facturas vencidas).

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el RADIAN?

Algunos de los beneficios que aporta el RADIAN para los usuarios de facturación electrónica en Colombia son: Procesos ágiles de facturación y cobro, disminución de costos administrativos y operativos, mayor transparencia en las operaciones financieras y comerciales.

¿Dónde puedo consultar el proceso para acceder a RADIAN?

Puedes consultar toda la información de registro, uso y habilitación de esta plataforma, en el instructivo que tiene habilitado la DIAN.

¿Las operaciones de factoring se facilitan a través de Radian?

Así es. Debido a que todas las operaciones que se llevan a cabo sobre facturas electrónicas de venta como título de valor deben ser registradas en RADIAN, el emisor puede llevar a cabo la negociación y la venta respectiva.

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