El cargo ¿Para qué contratos laborales aplica la nómina electrónica? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
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La nómina electrónica es el documento digital equivalente a la nómina tradicional. Su emisión es obligatoria para una gran variedad de empresas y aplicable a diferentes contratos laborales, precisamente, en este artículo te vamos a contar de cuáles se tratan. ¡Continua leyendo y conócelos!
¿Cuál es la importancia de la nómina electrónica en Colombia?
La nómina electrónica desempeña un papel vital en la modernización de los procesos de gestión de recursos humanos en Colombia. Su importancia radica en los siguientes aspectos:
- Eficiencia y precisión: Se automatiza el proceso de cálculo y generación de los pagos de nómina, reduciendo significativamente el tiempo y los recursos requeridos para llevar a cabo estas tareas. Igualmente, se minimiza la probabilidad de equivocaciones y discrepancias en los registros salariales.
- Cumplimiento normativo: Su implementación permite a las empresas cumplir con lo reglamentado en la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021. Evitando así sanciones y multas.
- Transparencia y seguridad: La nómina web brinda un registro detallado y claro de los pagos y deducciones realizados a los trabajadores. Este nivel de transparencia no solo promueve la confianza entre empleadores y empleados, sino que además facilita la auditoría y verificación de los registros financieros por parte de las autoridades competentes.
¿En qué contratos labores se debe emitir el documento soporte de nómina electrónica?
Los contratos laborales son los mecanismos por medio de los cuales se formaliza una vinculación de trabajo. Estos pueden darse por medio escrito o verbal, según lo establecido en el Artículo 37 del Código Sustantivo del Trabajo.
Contrato verbal
Aunque los contratos laborales verbales se caracterizan por su informalidad y no se firma ningún tipo de documento, si se pactan acuerdos de palabra. Por ende, debe existir cumplimiento de las obligaciones por ambas partes, incluida la generación de la nómina electrónica. Este tipo de contrato está regulado en el Artículo 38 del Código Sustantivo del Trabajo.
Contrato por escrito
Este tipo de contrato está regulado por el Artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo. Cualquier acuerdo entre las partes debe quedar sustentado en un documento por escrito, con las firmas correspondientes para que tenga validez. De este se desprenden diferentes contratos los cuales deben contener el soporte de pago de nómina electrónica. A continuación, hablaremos de ellos:
Contrato laboral fijo
En este contrato se establece una fecha de inicio y finalización específica para la relación laboral. Sin embargo, puede ser renovado al culminar de manera formal o automáticamente si se da cumplimiento a los parámetros legales.
Contrato laboral indefinido
En este caso, se establece un contrato laboral sin fijar una fecha de terminación. Puede ser extendido según la conveniencia y pertinencia que tenga para ambas partes.
Contrato laboral por obra o labor
En este otro tipo de contrato la duración está determinada por el tiempo que sea necesario para culminar una obra, labor o proyecto. Aunque tiene similitud al contrato fijo se diferencia en que este no se determina con una fecha específica, sino más bien por el tiempo requerido para finalizar las actividades por las que se ha contratado al empleado.
Contrato laboral temporal
Corresponde al mismo contrato a término fijo, con la diferencia que se establece para cubrir un puesto de trabajo de manera temporal. Normalmente, aplica para cubrir licencias de maternidad o reemplazo de vacaciones.
¿En qué contrato no es obligatoria la generación del documento de nómina electrónica?
Ahora bien, aquellas personas que tengan un contrato por prestación de servicios con la empresa, no son consideradas legalmente como parte de la misma, por lo que no hacen parte de su nómina y en ese sentido, no habrá que generarse ni transmitirse un soporte de nómina electrónica.
En The Factory HKA contamos con un portal seguro para la emisión de comprobante de pago de nómina
Ahora que hemos revisado los contratos laborales en los que SÍ aplica la emisión de nómina electrónica, seguramente estarás buscando una solución para tu empresa, que te permita cumplir con las disposiciones legales de la DIAN.
Te contamos que en The Factory HKA, disponemos de un portal confiable y seguro para la generación de estos documentos. Se caracteriza por ser bastante intuitivo y práctico, además te permite consultar las nóminas generadas y descargar los comprobantes correspondientes. ¡Contáctanos ahora y recibe acompañamiento especializado!
Conclusión
La implementación de la nómina electrónica es un paso esencial para todas aquellas empresas que están en la obligación de emitir y transmitir este documento hacia la DIAN. El cual aplica tanto en contratos verbales como escritos, a excepción del contrato por prestación de servicios. Al aplicar este sistema podrás asegurar el cumplimiento normativo, la transparencia financiera y la satisfacción de empleados.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debe reportarse la nómina electrónica?
La nómina electrónica debe reportarse los primeros 10 días del mes vencido. Haciendo el envío de al menos un documento soporte de nómina electrónica por empleado al mes.
¿Por cuánto tiempo deben conservarse los documentos de nómina electrónica?
Tanto los documentos soportes de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste, deben conservarse por un periodo de 3 años, garantizando que esta información pueda ser accesible para su posterior consulta.
¿En qué consisten las notas de ajuste en el documento de nómina electrónica?
Se trata de documentos electrónicos en los cuales se llevan a cabo ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que la empresa emisora deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.
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]]>El cargo ¿Cuáles son los elementos de un documento de nómina web? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>La nómina web es la versión digital de la nómina tradicional, un documento indispensable en la actualidad para cualquier empresa, en donde se consigna la información respecto a los pagos y deducciones que se llevan a cabo a los empleados por distintos conceptos laborales.
Este soporte debe contar con una serie de elementos para que pueda tener validez. En este artículo, hablaremos de ellos y los riesgos de no incluirlos, además te contaremos cada cuánto debe emitirse la nómina electrónica en Colombia. ¡Infórmate!
¿Es obligatoria la emisión de la nómina web en Colombia?
La nómina web ha quedado reglamentada por la DIAN bajo la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021. En esta se determinan todos los parámetros para la generación de este soporte de pago en Colombia.
En la cual se especifica que es obligatorio la emisión de este documento para todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que efectúen pagos o abonos en cuenta que provengan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados que se encuentren a cargo del empleador.
Qué elementos conforman el documento de nómina web?
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser generado y transmitido hacia la DIAN para su posterior consulta. Con el fin de que sea legítimo y aceptado es necesario que contenga los siguientes elementos:
Encabezado
El encabezado del documento de nómina web se encuentra en la parte superior y allí se deben colocar datos claves como son:
- Debe estar denominado como documento soporte de pago de nómina electrónica
- Apellidos y nombres o razón social del empleador, junto con el NIT
- Nombre y número de identificación de los beneficiarios
- Software de nómina electrónica
- Fecha y hora de expedición
- Periodo de pago y tipo de operación
Detalle de pagos y deducciones
En este apartado se deben desglosar todos los conceptos relacionados con el pago, como es el salario base, horas extras, bonificaciones, auxilio de transporte. Así mismo, las deducciones que corresponden a los aportes de salud, pensión, fondos de empleados, préstamos, ARL, retención en la fuente, entre otros.
Valores totales
En esta parte se deben especificar los valores totales correspondientes tanto a los detalles de pagos como a las deducciones. De igual forma, se indica el importe neto que se debe pagar a cada empleado.
A su vez, es posible ubicar otros datos importantes tanto para el emisor como para el receptor, como son el número de cuenta bancaria, tipo de contrato, cargo, entre otros.
Firma electrónica
Finalmente, todo documento de nómina web debe contener una firma electrónica que garantice su autenticidad y legalidad. Esta se obtiene a través de un certificado digital que genera un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
¿Qué ocurre si el documento de nómina web no cuenta con alguno de estos elementos?
Si llegas a presentar la nómina electrónica sin alguno de los datos mencionados anteriormente, puedes recibir una multa que no alcance los 15.000 UVT (Unidad de Valor Tributario), según lo establecido en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Algunos factores que determinan la sanción que puedes llegar a recibir son:
¿Cada cuánto debe generarse la nómina web en Colombia y a quién se reporta?
El documento soporte de nómina web debe generarse por cada empleado y transmitirse a la DIAN de manera mensual, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se deriva de una vinculación laboral.
En The Factory HKA tenemos un software de nómina Colombia avanzado
En The Factory HKA entendemos la importancia de contar con herramientas eficientes para la gestión de la nómina electrónica en Colombia. Nuestro portal web certificado por la DIAN, ofrece diferentes funcionalidades para la generación, transmisión y consulta de este documento soporte. A través de nuestro software puedes ejecutar las siguientes acciones de forma práctica y segura:
- Generar comprobantes de nómina
- Consulta de nóminas generadas
- Descarga de tus nóminas en XML o PDF de representación gráfica
- Obtener un listado de los empleados que hacen parte de tu nómina
Conclusión
La nómina web en Colombia ha simplificado y agilizado el proceso de gestión salarial, proporcionando un formato estandarizado que promueve la transparencia y facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias y laborales tanto para empleadores como para empleados.
Es importante que dicho documento cuente con los elementos mencionados en este artículo para evitar multas económicas. Si te encuentras en la búsqueda de un software autorizado y certificado por la DIAN para la emisión de nómina electrónica, te invitamos a que te contactes con uno de nuestros asesores y recibas atención personalizada.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo debe conservarse el documento soporte de nómina web?
Cada documento de soporte de pago de nómina web que sea generado y transmitido debe conservarse por un periodo de cinco años que se cuentan a partir del primero de enero del año siguiente a su emisión.
¿Si poseo un Certificado de Firma Digital para facturación electrónica podré usarlo en mi documento de nómina?
Así es. Al contratar nuestro servicio de facturación electrónica podrás hacer uso del certificado de firma digital para llevar a cabo la transmisión de los documentos de soporte de nómina web.
¿Cuáles son los beneficios de implementar nómina electrónica para los empleadores?
Algunos de los beneficios que tienen los empleadores al implementar la nómina electrónica son la disminución de costos operativos, obtener un mejor control tributario, mayor transparencia con sus empleados, optimizar sus procesos administrativos y cumplir con las obligaciones fiscales.
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]]>El cargo Nómina electrónica: ¿Qué es el CUNE y por qué es importante? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>La nómina electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan el pago de sus empleados, simplificando procesos e incrementando la eficiencia administrativa. A través de este sistema pueden notificar directamente a la DIAN, sobre los transacciones que han hecho a sus trabajadores y las retenciones y deducciones correspondientes.
En este contexto, los empleadores tienen que emitir un Documento Soporte de Pago, un archivo digital que aloja toda la información del pago que se hace a cada trabajador. Para que sea válido tiene que contener una serie de elementos, entre estos se encuentra el CUNE. ¿Qué es? ¿Por qué es importante? En este artículo lo veremos, acompáñanos e infórmate.
¿Qué es el CUNE en la nómina electrónica?
El Código Único de Nómina Electrónica (CUNE) es un identificador alfanumérico único asignado a cada Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica. Este código es generado por el emisor del comprobante a través de una fórmula matemática que toma en consideración diferentes datos del documento.
¿Por qué es importante el CUNE para el desprendible de pago de nómina?
El CUNE no solo debe estar incluido en el archivo de nómina electrónica sino también en las notas de ajuste que sean generadas para rectificar o cambiar algún dato del documento inicial. Su importancia radica en que garantiza la integridad y la legalidad de los comprobantes de pago.
Así mismo, es un código que avala la trazabilidad, certeza y autenticidad de los certificados de nómina digital ante la DIAN, y posibilita su consulta y validación por parte de los empleadores, trabajadores y las autoridades fiscales.
De igual forma, al establecer un código único para cada documento permite su identificación inequívoca, facilitando su gestión y seguimiento en procesos contables y tributarios.
¿Qué datos debe contener el CUNE en la nómina electrónica?
El CUNE debe estar presente en el documento de nómina electrónica de manera visible en formato XML y PDF o gráfico. El cual debe contener información clave que permita su identificación precisa. Los datos a incluir son los siguientes:
- NIT del empleador
- Número de identificación del empleador
- Fecha y hora de la emisión del documento
- Sueldo total pagado al trabajador
- Número consecutivo de control interno que ha sido asignado por la empresa
- Firma electrónica del empleador o del proveedor tecnológico
¿Cada cuánto debe emitirse el documento soporte de pago de nómina?
El documento soporte de pago que permite soportar costos fiscales y obtener deducciones en la declaración de renta, debe ser generado de forma mensual, sin importar cuál sea la periodicidad con la que el empleador se encuentre comprometido a realizar sus pagos de nómina.
Allí se debe acopiar la información por empleado con los valores devengados, deducibles y el resultado total de la diferencia. Este archivo tiene que ser transmitido y emitido a la DIAN para su respectiva validación, dentro de los primeros 10 días de cada mes.
¿Necesitas un software de nómina? En The Factory HKA tenemos la solución para tu empresa
En The Factory HKA, somos una compañía con una amplia experiencia ofreciendo soluciones digitales para el cumplimiento fiscal. Contamos con un portal web que se puede integrar fácilmente con tu software de nómina.
De esa manera, podrás dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución DIAN 000013 del 11 de febrero del 2021. Al generar, transmitir y consultar de forma segura y ágil los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica hacia la DIAN.
Características de nuestro software de nómina electrónica
Nos enfocamos en ofrecer un software que supla tus necesidades y permita agilizar tus procesos de nómina electrónica. Es por ello, que nuestra plataforma cuenta con diferentes funcionalidades que te van a permitir realizar todas las operaciones que requieras. A continuación te las mencionamos:
- Generación de comprobantes de nómina.
- Consultas de las nóminas que han sido generadas.
- Descarga de tus comprobantes de nómina en formato XML y PDF de representación gráfica.
- Puedes tener un listado de tus trabajadores que hacen parte de la nómina.
Además, al optar por nuestro software tendrás el respaldo de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que dispone de diferentes certificaciones internacionales que garantizan la calidad de todos nuestros procesos.
Conclusión
El Código Único de Nómina Electrónica (CUNE) es un elemento vital y obligatorio en la gestión de la nómina electrónica en Colombia, pues garantiza la identificación única y la integridad de los documentos soporte de pago.
Contar con un software de nómina adecuado, como el que ofrecemos en The Factory HKA, facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y optimiza los procesos administrativos de tu empresa. ¡Recibe asesoría personalizada y especializada!
Preguntas frecuentes
¿Quiénes deben emitir el Documento Soporte de pago de nómina electrónica?
Este documento debe ser generado por los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que lleven a cabo pagos o abonos en cuenta que se despliegan de una vinculación, ya sea que se trate de una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
¿En qué consisten las notas de ajuste del documento de nómina electrónica?
Estos son archivos digitales que representan el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el empleador obligado arreglar o modificar, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto determine la DIAN.
¿Cuánto tiempo se debe conservar los documentos soportes de nómina electrónica?
Tanto los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago, que sean emitidos, transmitidos y validados tienen que conservarse por un periodo de 3 años, asegurando que esta información sea accesible para su posterior consulta.
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El cargo Nómina electrónica: ¿Qué es el CUNE y por qué es importante? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
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]]>Desde el año 2021, se empezó a trabajar en la implementación de la nómina electrónica en Colombia. Un documento soporte de pago fundamental en la era digital, con el que se busca mayor agilidad, eficiencia y transformación de los procesos administrativos de las empresas en el país.
Dada su importancia, es clave conocer quiénes están obligados a aplicarla. En este artículo, te lo explicamos. Además, vamos a explorar la resolución, cuándo debe emitirse este documento y qué se debe reportar. ¡Sigue leyendo y conoce todos los detalles!
¿Quién regula la generación de nómina electrónica?
La nómina electrónica es el documento soporte en formato digital en el cual se detallan los conceptos de pago a todos los empleados y las notas de ajuste que puedan derivar. La entidad encargada de regular y supervisar la implementación y correcto funcionamiento es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Precisamente, la emisión de este documento soporte con los pagos y novedades debe hacerse a la DIAN. La entidad hará su respectiva revisión para llevar a cabo el control tributario, que también sirve como soporte para la administración de tu empresa.
¿Cuál es la resolución nómina electrónica en Colombia?
La Resolución 0013 del 11 de febrero de 2021 establece los requerimientos técnicos, funcionales y legales exigidos por la DIAN para la implementación de la nómina electrónica en Colombia. Es vital que las empresas se adhieran a esta resolución para evitar sanciones y garantizar una gestión de nómina eficiente.
Nómina electrónica: Obligados a implementarla
La obligación de implementación de la nómina electrónica empezó en septiembre del 2021, la cual aplicaba para empresas con más de 250 empleados, clasificadas como Grupo 1. Posteriormente, entraron la resolución entró en vigencia para las del Grupo 2 y 3. Finalmente, las que hacen parte del Grupo 4, con menos de 10 empleados, debieron hacer la aplicación de este sistema en mayo de 2022.
En ese orden de ideas, todos los contribuyentes que emiten pagos o abonos en cuenta, tendrán que reportar la nómina electrónica. Veamos a quiénes hace referencia:
- Aquellos que generen oportunidades de empleo y efectúen una relación laboral por medio de un contrato que se encuentre regulado por el Código Sustantivo del trabajo, ya sea que pertenezcan al sector público o privado.
- Quiénes necesiten soportar costos y gastos en renta o IVA que no figuren como facturadores electrónicos, pero cuenten con trabajadores y tengan que demostrar los gastos y desembolsos imputables a la deducción tributaria.
- Empleadores que sean responsables del pago a pensionados.
Aquí es importante aclarar que los empleadores que no declaran renta, es decir, que pertenecen al régimen simplificado no tienen que implementar la nómina electrónica.
¿Cuándo debe generarse la nómina electrónica?
De acuerdo a la resolución, el documento soporte de nómina electrónica debe generarse y transmitirse mensualmente a la DIAN por cada uno de los empleados, dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al periodo de nómina correspondiente.
¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?
En el documento soporte de pago de nómina electrónica se deben incluir una serie de datos para que tenga validez, estos son:
- Debe denominarse como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- Incluir apellidos y nombre o razón social y NIT del contribuyente que está haciendo pago o abono en cuenta.
- Especificar apellidos, nombres e identificación de quien recibe el pago.
- Detalle el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE)
- Valores devengados detallados.
- Valores deducidos detallados.
- Valor total que especifique la diferencia entre lo devengado y deducido.
- Cuenta de pago
- Firma digital del responsable que debe generar el documento de nómina.
- Apellidos, nombre, razón social, NIT del fabricante de la plataforma junto con el nombre de la misma.
En The Factory contamos con software de nómina Colombia
Ya hemos podido observar que la implementación de la nómina electrónica es obligatoria para cualquier contribuyente en el país. Así que para que puedas dar cumplimiento de forma efectiva, es ideal que contrates a un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.
En este sentido, en The Factory HKA, nos presentamos como un aliado estratégico, con una plataforma intuitiva, avanzada y robusta, en la que podrás generar, transmitir y consultar los documentos soporte de pago de nómina electrónica hacia la DIAN.
Características de nuestra solución de nómina electrónica
Nuestro portal de nómina electrónica tiene las siguientes características:
- Generación de comprobantes de nómina
- Consulta de las nóminas generadas
- Descarga de los comprobantes de nómina en XML o PDF
- Puedes obtener un listado de los trabajadores de la nómina
Conclusión
La implementación de la nómina electrónica en Colombia es una obligación para todas las empresas contribuyentes que generen pagos o abonos en cuenta. Además, representa una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia en los procesos contables.
En The Factory HKA, ofrecemos una solución robusta que no solo cumple con los requisitos normativos, sino que también impulsa la productividad y reduce la carga administrativa. ¡Contáctanos y recibe asesoría personalizada!
Preguntas frecuentes
¿Es necesario conservar los documentos de soporte de pago de nómina electrónica?
Efectivamente. Tanto los documentos como las notas de ajuste que se emitan, transmitan y validen, deben conservarse por un periodo de 3 años, asegurando que está información sea accesible para su posterior consulta.
¿Qué son las notas de ajuste de la nómina electrónica?
Estas notas constituyen los documentos digitales en los cuales se llevan a cabo las respectivas correcciones por errores de contenido o aritméticos en documento soporte de nómina, según las especificaciones de la DIAN.
¿Qué ocurre si no se da cumplimiento a implementación de nómina electrónica?
Las empresas que se encuentren obligadas a la implementación de nómina electrónica y no lo lleven a cabo, pueden verse implicadas en sanciones entre el 3% al 5% del valor de su nómina.
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]]>Los procesos de nómina tradicional generalmente han sido catalogados como tediosos y poco prácticos, sin embargo, la tecnología ha permitido una evolución sin precedentes, conllevando a su transformación.
En ese sentido, el mundo empresarial se ha visto beneficiado de la implementación de la nómina web, un componente crucial en la actualidad, teniendo en cuenta que es de requerimiento obligatorio según la DIAN. Precisamente, aquí hablaremos de la normativa que la rige y algunas claves para escoger la solución más conveniente. ¡Conócelas!
¿Por qué las empresas deberían considerar la nómina web?
En el entorno empresarial actual, la consideración de la nómina web se ha convertido en una necesidad imperiosa. Este cambio hacia soluciones digitales ofrece una serie de beneficios sustanciales que vamos a detallar a continuación:
- Automatización eficiente: de procesos complejos asociados con la gestión de nóminas, desde el cálculo de salarios hasta la generación de informes detallados. Esto no solo reduce el riesgo de errores humanos, sino que también agiliza significativamente los procedimientos, liberando tiempo para tareas estratégicas.
- Acceso remoto y movilidad: los profesionales de recursos humanos y empleados pueden ingresar a la información desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto facilita la gestión de nóminas para empresas con equipos distribuidos o en modalidad de trabajo remoto, otorgando flexibilidad y accesibilidad en tiempo real.
- Cumplimiento normativo: con actualizaciones automáticas, las soluciones garantizan que los cálculos se realicen según las leyes vigentes, disminuyendo el riesgo de sanciones y garantizando una gestión fiscal y legal precisa.
- Seguridad de datos: la mayoría de los programas implementan medidas avanzadas como cifrado de datos y sistemas de autenticación robustos, para proteger la confidencialidad de la información sensible de los empleados.
- Reducción de costos: la disminución de errores, la optimización del tiempo y la eliminación de procesos manuales redundantes se traducen directamente en ahorros financieros para la empresa.
- Mejora en la experiencia del empleado: quienes tienen acceso a sus propios registros de nómina, recibos de salario y otros documentos relevantes. Esto no solo mejora la transparencia, sino que también contribuye a una experiencia del empleado más positiva y comprometida.
Nómina electrónica DIAN: ¿Cuál es la resolución que la rige en Colombia?
La implementación de la nómina electrónica en Colombia está regida por la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
En la cual se integra y desarrolla la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina web y se adopta el anexo técnico para este archivo en el sistema de facturación electrónica. Aquí se determinan todos los parámetros y requisitos para la generación y transmisión de dicho documento.
Además, la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021, modificó la fecha de inicio de la habilitación en el portal de la DIAN, que se extendió hasta el 18 de agosto de 2021.
¿Es obligatoria la nómina web para las empresas en Colombia?
La generación de nómina web es obligatoria para los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que generen pagos o abonos en cuentas que se derivan de una vinculación, ya sea por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados que están a cargo del empleador.
En este sentido, es necesario que las empresas emitan un documento de este tipo por cada empleado al mes y si es necesario, las notas de ajuste y las novedades que deban reportarse a la nómina.
5 Aspectos a considerar al seleccionar una solución de nómina web
En la elección de una solución de nómina web, es primordial abordar diversos aspectos para garantizar que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa. Aquí desglosamos cinco puntos claves que debes tomar en consideración:
1. Debe dar cumplimiento a las normativas vigentes
La solución de nómina web seleccionada debe estar alineada con lo establecido en la resolución 13 del 11 de febrero del 2021. Esto es vital para evitar riesgos legales y sanciones. Una solución que se actualice automáticamente conforme a los cambios normativos garantiza un cumplimiento continuo.
2. Es flexible y escalable
La flexibilidad y escalabilidad son atributos clave. La capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa, ya sea por crecimiento o cambios en la estructura organizativa, es esencial. Una solución ampliable garantiza que no se vea limitada en funcionalidad a medida que el negocio evoluciona, proporcionando una inversión a largo plazo.
3. Posibilidad de integrarse con otros sistemas
El programa de nómina web debe tener la capacidad de integrarse fluidamente con otros sistemas utilizados en la empresa, como software de recursos humanos, contabilidad o gestión empresarial. Esto no solo mejora la coherencia de los datos, sino que también optimiza la eficiencia operativa al eliminar redundancias y procesos manuales.
4. Facilidad de uso y asistencia técnica
La adopción exitosa de esta solución depende en gran medida de su facilidad de uso y del respaldo de una asistencia técnica sólida. Una interfaz intuitiva contribuye en la capacitación del personal y agiliza la implementación. Además, disponer de un soporte eficiente garantiza que cualquier problema se resuelva de manera oportuna, minimizando interrupciones en los procesos de nómina.
5. Configurable según los requerimientos particulares
Cada empresa tiene necesidades únicas. Por lo tanto, un programa de nómina electrónica debe ser altamente configurable para acoplarse a los requerimientos particulares de la organización. Desde la estructura de salarios hasta los beneficios específicos, la capacidad de personalización asegura que la solución se ajuste de manera precisa a los procesos y políticas internas del negocio, optimizando así su utilidad y eficiencia.
“La nómina web busca contribuir a la reducción de la evasión fiscal y la generación de información más precisa y oportuna”.
¿Buscas un software de nómina Colombia? Elige nuestro programa
Si estás buscando un programa efectivo y seguro, te contamos que en The Factory, somos tu aliado estratégico para que puedas emitir, transmitir y consultar todos los documentos soporte de pago de nómina electrónica hacia la DIAN. Algunos los servicios que te ofrecemos con la implementación de nuestro software son:
- Generación de comprobantes de nómina
- Consulta de nóminas generadas
- Descargas de los comprobantes de nómina
- Contar con un listado de los trabajadores de tu nómina
¿Por qué considerar a TFHKA como tu proveedor de nómina web?
En The Factory somos un proveedor líder de soluciones de nómina web en Colombia con más de 13 años de experiencia. Nuestra plataforma cumple con las normativas vigentes y nos enfocamos en ofrecer flexibilidad y escalabilidad y un soporte técnico excepcional. Además, contamos con las siguientes certificaciones:
- Proveedor tecnológico autorizado por la DIAN
- Autorización OSE
- Autorización facturador electrónico
- Certificación ISO 27001 de 2013
- Autorización PSE
- Certificación PAC
Conclusión
La elección de un programa de nómina web conveniente es crucial para las empresas que buscan modernizar sus procesos y mantenerse competitivas en el mercado actual. Al considerar los aspectos mencionados, las organizaciones pueden asegurarse de seleccionar una plataforma que no solo cumpla con los requisitos normativos, sino que también optimice la eficiencia y la precisión en la gestión de la nómina.
En The Factory, te ofrecemos un programa personalizado que optimizará tus procesos de nómina. ¡Contáctanos hoy mismo!
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se debe reportar la nómina electrónica?
El reporte de nómina electrónica se debe hacer como mínimo una vez al mes por empleado y es necesario llevarlo a cabo durante los primeros 10 días del mes vencido.
¿Por qué es importante un certificado de firma digital?
Este documento es de suma importancia pues permite acreditar la autenticidad del sujeto que está emitiendo un documento y que no ha sido modificado después de que ha sido firmado.
¿Puedo tener sanciones por no generar nómina electrónica?
Así es. Aquellos contribuyentes que no den cumplimiento a la obligación de emitir y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo generen con errores o de manera extemporánea, pueden recibir sanciones según las disposiciones legales que están detalladas en el Artículo 651 del Estatuto Tributario.
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En un entorno como el actual, el uso de soluciones digitales en los entornos corporativos es esencial, para una mayor y mejor fluidez de los procesos. En este sentido, la nómina electrónica es un claro ejemplo de ello.
Este documento electrónico beneficia la dinámica u operatividad del área de talento humano, específicamente, el departamento de contabilidad (nómina) de las pymes, medianas y grandes empresas de todos los sectores.
Razón por la cual, en The Factory HKA hemos preparado este contenido para que tengas mayor claridad sobre las ventajas de implementar la nómina electrónica en tu empresa.
Nómina electrónica ¡Optimiza tu proceso!
Implementar la nómina electrónica en tu empresa para dar cumplimiento a la resolución nómina electrónica 13 de 2021, permite estandarizar el proceso interno de tu empresa, ofreciéndote varias ventajas. ¡Continúa leyendo y conócelas!
Automatización del proceso de nómina
La aplicación de la tecnología en la automatización de la nómina de tu empresa te brinda un mayor control para monitorear toda la operación o proceso de liquidación o pago de nómina.
En tal sentido, el software nómina electrónica te permite liquidar, generar el comprobante de pago de nómina de cada empleado, obtener reportes en tiempo real, realizar actualizaciones automáticas, etc.
De tal forma que esta primera ventaja referente a la automatización del proceso te ayuda a optimizar el tiempo del área de nómina, mejorando su nivel de productividad, debido a:
- El documento de nómina electrónica se envía digitalmente a la DIAN.
- La información queda guardada automáticamente en la nube.
- Mejora la gestión documental del envío del desprendible de pago a tus empleados se realiza desde el software nómina.
Por otra parte, la automatización del proceso de nómina te permite reducir costos debido a que haces menos uso del papel, ya que los datos son guardados digitalmente y por ende tus costos de impresión (tinta, tóner, etc.) son menores.
Mayor seguridad en la protección de datos
La nómina electrónica incrementa la seguridad en el manejo de los datos, disminuyendo significativamente el riesgo de daños o pérdida de la información, debido a:
- Se utilizan programas informáticos especializados para generar la nómina.
- Es un documento electrónico que requiere de la firma digital de la persona jurídica o natural que la emitió, lo cual garantiza la integridad del documento, es decir que la información no ha sido alterada o modificada después de firmada.
- Puedes sacar copias de seguridad.
- Los datos son almacenados en la nube.
Disponibilidad de la información
La nómina electrónica te ofrece fácil acceso a la información en cualquier momento, para que puedas descargarla de manera inmediata o realizar las revisiones y los análisis que requieras.
El acceso a tu nómina electrónica es rápido, ya que lo haces desde internet, utilizando varios dispositivos (computador, laptop, tablet o smartphone), reduciendo el tiempo de consulta, puesto que no hay necesidad de recurrir a los archivos impresos o de excel.
En este sentido, con el software de nómina electrónica tienes disponibilidad inmediata de la información relacionada con las estadísticas de horas extras, valor total de nómina, cuál es el salario devengado por empleado, entre otros.
Disminución errores en el pago nómina
Al tramitar la nómina de manera electrónica, logras reducir los errores que se puedan presentar en su elaboración, toda vez que el software de nómina electrónica te permite tener una visión general de la misma, con lo cual logras detectar las inconsistencias oportunamente.
Esto a su vez permite que la información que transmitas a la DIAN sea correcta y por lo tanto, no haya rechazos por errores en tu nómina electrónica DIAN.
Beneficios fiscales y contables
El documento soporte de pago de nómina electrónica se constituye en un documento de validez fiscal y en consecuencia:
- Puede ser utilizado como soporte de costos y deducciones para la declaración de renta.
- Se desmaterializa los comprobantes fiscales, es decir no es necesario archivar físicamente la nómina, dado que al ser un documento digital se facilita su consulta.
- Puedes acceder a servicios electrónicos como: devoluciones automáticas
y declaraciones sugeridas. - Te permite mantener la información referente a costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN, debidamente actualizada.
The Factory HKA ¡Tu opción confiable en nómina electrónica!
The Factory HKA somos proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, lo que nos permite ofrecerte acompañamiento especializado en tus requerimientos de nómina electrónica.
Nuestro software de nómina cuenta con altos estándares de seguridad y además estamos certificados en la norma ISO 27001, mediante la cual se acreditan los sistemas de gestión de seguridad y calidad de la información.
Asimismo, te ofrecemos planes integrales, para que tengas a tu disposición nuestra suite de soluciones fiscales, lo que nos permite resolver de manera efectiva tus necesidades:
- Consultar nóminas de periodos anteriores.
- Generar comprobantes de nómina.
- Reenvío de correo electrónico al trabajador.
- Mantener listado actualizado de los trabajadores de su nómina.
- Descargas de documentos electrónicos.
Todo lo anterior, nos hace una opción confiable y excelente en materia de nómina electrónica, ayudándote a cumplir con la normativa de la DIAN y evitándote sanciones fiscales.
Conclusión
La nómina electrónica ofrece varias ventajas a las empresas, ya que les brinda la posibilidad de automatizar el proceso de liquidación y pago de nómina, mejorando la seguridad en el manejo de los datos y ofreciendo rapidez en el acceso a la información.
Además, el comprobante de soporte de pago de nómina puede ser utilizado como soporte de gastos para los costos y deducciones en la declaración de renta.
En The Factory HKA te ayudamos a optimizar tu proceso de nómina, poniendo a tu disposición nuestra plataforma para solucionar de manera personalizada y oportuna tus necesidades. ¡Contáctanos!
Preguntas frecuentes
¿Qué beneficios tiene la nómina electrónica?
El documento se genera y se envía electrónicamente, lo que simplifica el proceso de nómina, ahorrando tiempo y aumentando la productividad de la empresa.
¿Cuál es el objetivo de la nómina electrónica?
El documento soporte de pago de nómina electrónica se constituye en un soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique.
¿Qué efectos legales tiene la nómina electrónica?
La nómina electrónica tiene validez fiscal y los mismos efectos legales que la nómina convencional, ya que representa los valores devengados por el trabajador, deducciones realizadas al salario bruto y demás conceptos adicionales.
El cargo Nómina electrónica ¡Ventajas para tu empresa! apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>El cargo Nómina electrónica para tu empresa ¡Lo que necesitas saber! apareció primero en The Factory HKA Colombia.
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El software de nómina electrónica es una herramienta que te permite gestionar de manera eficiente el proceso de pago de nómina y a la vez te ayuda a generar y transmitir la nómina electrónica a la DIAN.
Razón por la cual es fundamental que conozcas en qué consiste, su importancia, cada cuánto emitirla, quienes están obligados, sanciones por no emitirla, etc. ¡Quédate con nosotros y continúa leyendo!
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento tributario, ya que se constituye en la versión digital de la nómina tradicional, y por lo tanto es un documento digital o electrónico que se transmite a la DIAN en formato XML.
En tal sentido, te permite reportar a la DIAN las operaciones de pagos de nómina, mediante el documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual refleja los pagos devengados, deducciones y el neto a pagar.
Normativa: Resolución nómina electrónica 2021
La resolución 13 del 11 de febrero del 2021 es la normativa por medio de la cual se implementa en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el respectivo anexo técnico para este documento.
Asimismo, esta resolución nómina electrónica 2021 establece que todas las empresas están obligadas a emitir y transmitir este documento a la DIAN, para su respectiva validación.
Nómina electrónica y su importancia fiscal
La importancia fiscal de la nómina electrónica radica en que es un documento electrónico aceptado fiscalmente como soporte de costos, deducciones y gastos, para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
En este sentido, te permite soportar:
- Los costos y deducciones en la declaración de renta de los contribuyentes responsables del impuesto de renta y complementarios.
- Los impuestos descontables del IVA (impuesto sobre las ventas), cuando aplique.
Cada cuanto emitir el soporte de pago de nómina electrónica
La periodicidad con que debes generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica es la siguiente:
- Cada cuánto: mensual.
- Cuando: dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al que se efectuó el pago de nómina.
Nómina electrónica ¿Quiénes están obligados a emitirla?
De acuerdo con el artículo 4o. de la resolución 13, los sujetos obligados a emitir el documento de nómina electrónica son todos aquellos contribuyentes que necesitan este documento como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique.
Pero ¿Qué quiere decir esto?
Pues bien, el sujeto obligado (empleador) a generar y transmitir este documento electrónico a la DIAN, es el que está vinculado a la existencia de una relación laboral, pensional o legal y reglamentaria, que implica la realización de:
- Pagos o abonos a cuentas, relacionados con la nómina.
- Pagos a los pensionados que están a cargo del empleador.
En tal sentido, el sujeto obligado es el que requiere el documento de nómina electrónica como soporte fiscal de los costos y deducciones.
¿Quiénes no están obligados a emitir nómina electrónica?
Los casos que no están obligados a emitir nómina electrónica son:
- Las personas jurídicas que no son declarantes: de renta, de ingreso y patrimonio.
- Las personas naturales o jurídicas pertenecientes al régimen simple.
- Las personas naturales del régimen ordinario del impuesto de renta que, aunque tienen empleados, a fin de año no quedan obligadas a declarar renta.
Nómina electrónica ¡Conceptos claves a incluir!
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe tener la información o conceptos complementarios requeridos para la validación que realiza la DIAN. A continuación, destacamos tres de estos conceptos:
- Valores devengados de nómina: comprende los conceptos que han sido reconocidos al trabajador por la prestación de servicios al empleador, es decir los ingresos de nómina del beneficiario del pago que en este caso es el empleado.A continuación, mencionamos algunos de estos conceptos:Sueldo, bonificaciones, horas extras, primas, cesantía, provisión de vacaciones, etc.
- Valores deducidos de nómina: hacen referencia a los valores descontados del pago de nómina: aportes de salud, de pensión, abono a préstamos, etc.
- Valor total diferencia: este valor se obtiene del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
Sanciones por no emitir y enviar nómina electrónica DIAN
El incumplimiento en la emisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica DIAN, ocasionará que dichos pagos no sean deducibles del impuesto sobre la renta, generando un aumento en el monto a pagar de dicho impuesto, lo que puede afectar el flujo de efectivo de tu empresa.
Además, la DIAN podría aplicar una multa, sanción o recargo de hasta 15.000 UVT (unidad de valor tributario).
En lo que respecta a las sanciones, estás se aplicarán de la siguiente forma:
- Omitir su realización: sanción del 5% del valor de la nómina.
- Realizarla con datos erróneos: sanción del 4%.
- Emitirla extemporáneamente (fuera de los períodos establecidos): sanción del 3%
The Factory HKA ¿Cómo ayuda a tu empresa?
En The Factory HKA somos una empresa autorizada por la DIAN como proveedor tecnológico, por lo que ponemos a tu disposición nuestro portal web para generar y transmitir tu nómina electrónica a la DIAN.
Te ofrecemos un sistema seguro y fácil de implementar que cuenta con las mejores funcionalidades para que realices todas las configuraciones que tu empresa requiera e incorpores los datos para generar la liquidación de tu nómina electrónica.
Nuestros servicios nómina electrónica
Nuestro software te ayuda a generar y transmitir de manera ágil tu documento electrónico, soportando eficazmente todo tu proceso de nómina, para lo cual te ofrece excelentes funcionalidades como son:
- Tool HKA: Tool automático de habilitación para nómina electrónica, el cual te permitirá superar el set de pruebas con envío de los documentos requeridos para habilitarse ante la DIAN.
- Generar comprobantes de nómina.
- Reenvío de correo electrónico al trabajador.
- Mantener un listado de los trabajadores de tu nómina.
- Consultar nóminas generadas.
- Descargas varias (XML y PDF representación gráfica del comprobante de nómina)
Si necesitas emitir la nómina electrónica, The Factory HKA somos especialistas en soluciones fiscales y por lo tanto, somos ¡Tu mejor opción!
Conclusión
La nómina electrónica es un documento electrónico tributario que refleja las operaciones de pagos de nómina de tu empresa. De tal forma que este documento digital se constituye en un soporte fiscal para costos y deducciones en las declaraciones tributarias.
Es importante que cumplas con lo estipulado en la resolución 13 de 2021, en cuanto a la emisión oportuna y correcta de tu nómina electrónica, para evitar sanciones monetarias que afecten a tu empresa.
En The Factory HKA te brindamos acompañamiento especializado y personalizado a los requerimientos de tu compañía o emprendimiento ¡Contáctanos!
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado a presentar nómina electrónica?
Están obligados aquellos contribuyentes que necesitan este documento electrónico, como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique.
¿Qué se debe reportar mensualmente en la nómina electrónica?
Se debe reportar los pagos devengados, el valor de las deducciones, el saldo total y demás conceptos complementarios estipulados en la resolución 13 del 11 de febrero del 2021.
¿Cuándo presentar nómina electrónica?
Debe presentarse ante la DIAN mensualmente dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se efectuó el pago.
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]]>El cargo Nómina Electrónica: Evita sanciones y mejora tu flujo de efectivo con el Soporte de Pago apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>El documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica es una herramienta fundamental para las empresas en Colombia. Este comprobante respalda los costos y deducciones relacionados con el impuesto sobre la renta y complementarios, así como los impuestos descontables del IVA cuando corresponda. Se genera a partir de los pagos o abonos en cuenta derivados de relaciones laborales, pensiones u otras obligaciones legales y reglamentarias.
Es crucial que este documento se genere y transmita para su validación por parte de la DIAN. Es necesario emitir un comprobante por cada beneficiario de los pagos realizados por el empleador, quien requiere este respaldo de costos, gastos y deducciones.
Sin embargo, el incumplimiento en la elaboración, emisión oportuna y correcta de estos comprobantes puede tener consecuencias negativas para las empresas. En primer lugar, los pagos realizados durante el año, derivados de relaciones laborales, legales o reglamentarias, no serán deducibles del impuesto sobre la renta si no se cuenta con el Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Esto resulta en un mayor pago de impuesto de renta, lo cual afecta la rentabilidad y el flujo de efectivo de la empresa.
Además, el no cumplir con esta exigencia establecida por la Resolución 000013 de 2021 puede dar lugar a sanciones. Estas sanciones se aplicarán en casos donde no se reporte la nómina electrónica o cuando se presente con errores. Es importante resaltar que estas sanciones pueden tener un impacto económico significativo y afectar la reputación de la empresa.
No esperes más, contáctanos y conoce todos los beneficios que HKA Nómina tiene para ofrecerte.
Somos The Factory HKA Colombia, Soluciones fiscales que construyen un mejor país.
El cargo Nómina Electrónica: Evita sanciones y mejora tu flujo de efectivo con el Soporte de Pago apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>El cargo ¿Cuál debe ser el ajuste del salario para 2023? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>En Colombia para el año 2023 se contempla el ajuste de acuerdo al tipo de salario que tenga el empleado:
- Salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV): es el pago al que tiene derecho un trabajador con el fin de cubrir sus necesidades y la de su familia. El monto es definido en conjunto por: el gobierno Colombiano, representantes de los empleados y representantes de los trabajadores.
Se tiene definido que el salario mínimo aumente todos los años con el objetivo de que el trabajador no se vea afectado por la inflación y este aumento aplica de forma automática para aquellas personas que se encuentren devengando este monto sin necesidad de realizar algún tipo de acuerdo entre las dos partes.
El 28 de diciembre de 2022 se firma el Decreto 2213 del Ministerio del trabajo en donde se indica el aumento correspondiente al año 2023, el cual debe aplicarse a partir del 1 de enero de la siguiente forma:
- SALARIO MÍNIMO: Un millón ciento sesenta mil pesos ($1.160.000)- 16%
- AUXILIO DE TRANSPORTE: Ciento cuarenta mil seiscientos seis pesos ($140.606) – 20%
- Trabajadores que devenguen más de 1 SMMLV: actualmente no se cuenta con una ley que establezca la obligación a los empleadores a realizar ajustes a aquellos trabajadores que devenguen más de un salario mínimo mensual. Por lo tanto, este ajuste y la medida en que sea aplicado, queda a discreción del empleador
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El cargo ¿Cuál debe ser el ajuste del salario para 2023? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>El cargo ¿Cómo liquidar los intereses de las cesantías? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
]]>Los intereses de las cesantías deben ser pagados de forma obligatoria a más tardar el 31 de enero de 2023 por los empleadores a aquellos trabajadores que cuenten con un contrato del cual se derive un pago de nómina, independientemente que sea a término fijo o indefinido.
A continuación te explicamos cómo calcular este monto:
Interés de cesantías= No. de días laborados X 0.12 X Cesantías totales por los días trabajados
360 días
Se debe tener en cuenta que estos intereses deben ser pagados directamente a los trabajadores antes del 31 de enero de cada año ó en la fecha de retiro del trabajador.
Por consiguiente, se toma el saldo acumulado que el trabajador tenga por concepto de cesantías a esa fecha, y se le aplica el 12%, recordando que, si ese saldo acumulado no corresponde al año completo, ya sea porque inició contrato en el transcurso del año, o porque terminó el contrato antes de finalizar el año, se determina la respectiva proporción.
También es importante aclarar que este pago no aplica para quienes cuentan con un salario integral o trabajan bajo la modalidad de prestación de servicios
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El cargo ¿Cómo liquidar los intereses de las cesantías? apareció primero en The Factory HKA Colombia.
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