En el espectro de la gestión tributaria y comercial del país existe un componente vital; hablamos de la facturación electrónica. Una obligación legal para varios negocios que operan en el territorio nacional. Para dar cumplimiento a dicha exigencia se puede recurrir a los servicios de un proveedor tecnológico.

Este aliado estratégico desempeña un papel fundamental en este proceso, debido a que se encarga de desarrollar, implementar y mantener las soluciones tecnológicas necesarias para la generación, envío y recepción de facturas electrónicas. En este artículo te contamos quién los habilita y las obligaciones que deben cumplirse.

¿Quién habilita a un proveedor tecnológico en Colombia?

En Colombia, la habilitación de un proveedor tecnológico está a cargo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Para obtener dicho aval, los interesados tendrán que presentar una solicitud en la que corroboren que cumplen con los requisitos exigidos.

Algunos de estos son:

• Tener constitución como Sociedad en Colombia o sucursal de sociedad extranjera.
• Contar con registro en el RUT.
• Al momento de la postulación y durante el tiempo que dure la habilitación se debe respaldar un patrimonio contable que sea igual o superior a 20.000 UVT.
• Demostrar la certificación en cuanto a sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad, de acuerdo a lo dispuesto en la norma ISO 27001, relacionada con los servicios de generación, transmisión y expedición, distribución y recepción de factura electrónica.
• Probar que cuenta con la infraestructura tecnológica, física y de seguridad para responder con los servicios de emisión de factura electrónica.

¿Por cuánto tiempo recibe la habilitación un proveedor tecnológico en Colombia?

La DIAN habilita a un proveedor tecnológico en Colombia por un tiempo de cinco años. La renovación aplica por períodos iguales. Para que sea efectuada debe solicitarse con mínimo 3 meses de anticipación antes del vencimiento de la autorización.

Durante este tiempo, el proveedor debe cumplir con todas las obligaciones y requerimientos establecidos por la DIAN, así como garantizar la continuidad y disponibilidad de sus servicios.

Obligaciones que deben cumplir los proveedores facturación electrónica

Los proveedores de facturación electrónica deben dar cumplimiento a un conjunto de obligaciones específicas en el desarrollo de sus labores. Algunas de las principales son:

• Desarrollo, implementación y mantenimiento de soluciones tecnológicas que cumplan con los estándares y requisitos técnicos establecidos por la DIAN. Las cuales deben permitir la generación, envío, recepción y almacenamiento de facturas digitales.
• Emitir certificados digitales para la firma electrónica de las facturas. Los cuales son primordiales para garantizar la autenticidad e integridad de estos documentos, así como para asegurar la confidencialidad de los datos.
• Brindar un servicio de soporte técnico a sus usuarios, que incluya la resolución de problemas, consultas y asistencia en el proceso de facturación. Este servicio debe estar disponible de forma efectiva y oportuna.
• Implementar medidas de seguridad tecnológicas para proteger los datos de posibles amenazas y accesos no autorizados.
• Suministrar a la DIAN información relevante sobre las operaciones realizadas a través de sus plataformas. Esto incluye datos de emisores, receptores, montos, fechas y otros detalles de valor para la gestión tributaria y fiscal.
• Estar preparado a las auditorías realizadas por parte de la DIAN, proporcionando la información requerida y colaborando activamente con las autoridades fiscales.
• Notificar a la DIAN cualquier cambio que sea efectuado en la infraestructura tecnológica o en las soluciones ofrecidas para su aprobación.

¿Cuáles son las empresas autorizadas por la DIAN para facturación electrónica?

A la fecha, son aproximadamente 100 las empresas que se encuentran autorizadas o habilitadas por la DIAN para operar como proveedores tecnológicos y ofrecer soluciones de facturación electrónica.

Si quieres conocer esa información puedes consultar el siguiente catálogo de los distribuidores disponibles en los que registra el NIT y razón social de cada empresa. Es importante mencionar que todos cumplen con los requisitos de aplicación, por ello, sus datos se encuentran visibles en esta web.

En TFHKA tenemos una amplia trayectoria como proveedor tecnológico de facturación electrónica

Precisamente, uno de los proveedores tecnológicos con mayor trayectoria en el mercado es The Factory HKA. Nuestra experiencia de más de 13 años nos permite ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades de cada cliente, sin importar su tamaño o rubro de operación.

Contamos con una robusta plataforma que permite la generación de documentos electrónicos como facturas, notas de crédito y débito y documentos soporte. Así mismo, puedes emitir facturas para el sector salud y transporte.

Además, con nuestro sistema tienes la posibilidad de realizar carga masiva de productos, servicios y clientes y manejar múltiples establecimientos. También te facilitamos la expedición de reportes inmediatos y programados. ¡Contáctanos y obtén mayor información acerca de las soluciones que tenemos disponibles!

Conclusión

La facturación electrónica es un elemento crucial en la gestión tributaria y comercial en Colombia. Un proveedor tecnológico desempeña un papel primordial en este proceso y debe cumplir con una serie de obligaciones establecidas por la DIAN.

La habilitación de estos distribuidores se otorga por un período de cinco años y es renovable, siempre y cuando se sigan cumpliendo con los requisitos. En TFHKA, contamos con la experiencia y la capacidad necesaria para ser tu aliado en la gestión de facturación electrónica. ¡Hablemos!

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un proveedor tecnológico de facturación electrónica?

Algunas de las ventajas que implica recurrir a un proveedor tecnológico son: simplificación de procesos contables y tributarios, reducción de costos operativos, seguridad en la emisión y recepción de facturas y cumplimiento eficiente de las regulaciones fiscales.

¿Qué sucede si un proveedor tecnológico no cumple con sus obligaciones durante el período de habilitación?

En caso de que esto ocurra, la DIAN puede tomar medidas que van desde la imposición de sanciones económicas hasta la anulación de la habilitación.

¿Puede una empresa cambiar de proveedor tecnológico de facturación electrónica?

Así es. Sin embargo, es fundamental seguir un proceso de transición adecuado para evitar interrupciones en la emisión y recepción de facturas electrónicas. Además, es importante asegurarse de que el nuevo proveedor esté habilitado por la DIAN.

¿Cuál es el plazo máximo para implementar la facturación electrónica en una empresa en Colombia?

El plazo para implementar la facturación electrónica en una empresa en Colombia puede variar según el tipo de contribuyente y la regulación vigente. En general, la DIAN establece un calendario gradual de ejecución, por lo que es vital verificar los plazos específicos que corresponden a cada negocio y cumplir con ellos para evitar sanciones y multas.

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El cargo Proveedor tecnológico: ¿Qué obligaciones debe cumplir? apareció primero en The Factory HKA Colombia.