En este artículo, vamos a hablar en detalle sobre su concepto, propósito, la normativa que lo regula y cómo puede ayudar a tu negocio a cumplir con las obligaciones fiscales en Colombia. ¡Empecemos!

¿Qué es el documento soporte electrónico?

El documento soporte electrónico es un comprobante digital que respalda las transacciones comerciales realizadas con proveedores no obligados a expedir factura electrónica. Este documento se utiliza para justificar costos y deducciones en la contabilidad de las empresas, garantizando que todas las transacciones estén debidamente registradas y documentadas de acuerdo con la normativa fiscal vigente.

Documento soporte electrónico: ¿Cuándo entró en vigencia y quién lo controla?

El documento soporte electrónico entró en vigencia en Colombia el 15 de agosto de 2020, bajo la regulación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este organismo es el encargado de supervisar y controlar la correcta emisión y utilización de estos documentos, asegurando su conformidad con los estándares técnicos y legales establecidos.

¿Para qué se genera el documento soporte electrónico?

Es importante que los usuarios que deban o vayan a generar este tipo de documento soporte, tengan claro en qué escenarios es pertinente. Aquí vamos a verlo:

¿Reemplaza la factura electrónica?

No, el documento soporte electrónico no reemplaza a la factura electrónica. Esta última sigue siendo el principal documento para la mayoría de las transacciones comerciales. Sin embargo, el documento soporte electrónico se utiliza específicamente para registrar las operaciones con aquellos proveedores que no están obligados a emitir factura electrónica, garantizando así la inclusión de todas las transacciones en el sistema contable y fiscal.

¿Quiénes están obligados a emitirlo?

Están obligados a emitir el documento soporte electrónico las empresas y entidades que realicen transacciones comerciales con proveedores no obligados a facturar electrónicamente.

Esto incluye, pero no se limita a pequeñas empresas, trabajadores independientes y ciertos sectores económicos que aún no están integrados en el sistema de facturación electrónica.

¿Cada cuánto se genera este documento?

El documento soporte electrónico debe generarse cada vez que se realice una transacción con un proveedor no obligado a emitir factura electrónica. Es decir, por cada operación que se realice con estos proveedores, se debe generar un documento soporte para asegurar la adecuada justificación de los costos y deducciones.

Documento electrónico: Parámetros claves para su emisión

Para la correcta emisión del documento soporte electrónico, es fundamental cumplir con una serie de parámetros establecidos por la DIAN:

• Identificación del proveedor: Nombre o razón social, NIT y dirección.
• Descripción detallada de los bienes o servicios adquiridos: Incluyendo cantidades, precios unitarios y totales.generación
• Fecha de la transacción: La cual debe coincidir con la entrega de los bienes o la prestación del servicio.
• Forma de pago: Especificando si fue de contado o a crédito.
• Firma electrónica o digital: Para asegurar la autenticidad y validez del documento.

En The Factory HKA tenemos un portal para la generación de este soporte

En The Factory HKA, ofrecemos una solución integral para la generación del documento soporte electrónico. Nuestro portal está diseñado para facilitar el cumplimiento de las normativas fiscales, permitiendo a las empresas emitir estos documentos de manera rápida y eficaz.

Nuestra plataforma cumple con todos los requisitos técnicos establecidos por la DIAN, garantizando la validez y seguridad de cada documento emitido.

Conclusión

El documento soporte electrónico es una herramienta crucial para las empresas que buscan mantener la transparencia y legalidad en sus operaciones comerciales. Con la correcta implementación de este documento, se puede garantizar una adecuada justificación de los costos y deducciones, cumpliendo con las exigencias fiscales y evitando posibles sanciones.

En The Factory HKA, estamos comprometidos en otorgar soluciones tecnológicas que faciliten este proceso, ayudando a las empresas a mantenerse al día con sus obligaciones fiscales. ¡Contáctanos y recibe acompañamiento especializado!

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si no emito el documento de soporte electrónico?

La falta de emisión puede resultar en sanciones por parte de la DIAN, además de la imposibilidad de justificar ciertos costos y deducciones.

¿Puedo emitir el documento soporte electrónico manualmente?

No, debe emitirse a través de una plataforma electrónica autorizada que cumpla con los requisitos de la DIAN.

¿El documento soporte electrónico aplica para todas las transacciones?

Solo para aquellas con proveedores no obligados a emitir factura electrónica.

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