La facturación electrónica en Colombia se ha convertido en un elemento fundamental para las empresas que buscan simplificar sus procesos contables y cumplir con los requisitos fiscales exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La elección adecuada de un proveedor tecnológico es crucial para garantizar que tus operaciones sean eficientes y cumplan con la normativa. En este artículo, te vamos a mostrar algunos aspectos claves que debes tomar en consideración, para que selecciones el distribuidor que más te convenga.

¿Qué hace un proveedor tecnológico de facturación electrónica en Colombia?

Cuando hablamos de proveedor tecnológico, hacemos referencia a la persona jurídica que debe dar cumplimiento a las condiciones que se han fijado por la DIAN en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario. En el cual se determina que sus funciones se relacionan con:

• Generación y transmisión segura de facturas electrónicas que cumplan con los requisitos legales y técnicos, incluyendo la información detallada sobre las transacciones comerciales.
• Mantener y resguardar los documentos tributarios de las empresas de manera segura y accesible. Esto incluye facturas de venta y de compra, notas crédito y débito y todo lo relacionado con las operaciones comerciales de un negocio.
• También son responsables de transmitir las facturas digitales de sus clientes a la DIAN. Esto implica el uso de protocolos seguros y canales de comunicación cifrados para garantizar que los documentos lleguen a su destino sin problemas.
• Estos proveedores ayudan a los usuarios a resolver problemas técnicos que surjan con el programa y responder preguntas relacionadas con la facturación electrónica.
• De igual forma, cumplen un papel clave en la facilitación de auditorías y fiscalizaciones por parte de la DIAN. Al mantener registros y documentos en línea, las empresas pueden otorgar acceso a la información necesaria de manera eficaz.

Proveedores facturación electrónica: Requisitos que deben cumplir para ser habilitados

Un proveedor tecnológico en Colombia, debe cumplir con una gran variedad de requisitos para poder operar en el país. Estos son validados por el ente encargado, en este caso la DIAN, al momento de recibir la solicitud y durante el tiempo que brinde sus servicios de facturación electrónica. ¿Cuáles son? Los mencionamos a continuación:

• Debe estar constituido como sociedad jurídica en Colombia y/o sucursal de una sociedad extranjera.
• Llevar a cabo el proceso de habilitación como facturador electrónico conforme a lo descrito en el artículo 12 del Decreto 2242 del 2015 y en el numeral 2 del artículo 10 de dicho decreto.
• Registrarse en el Registro único Tributario (RUT) y tener inscrito el objeto social relacionado con las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta.
• Pertenecer al régimen común y ser responsable del impuesto sobre las ventas.
• Al momento de hacer la solicitud, es necesario presentar un patrimonio contable por una suma igual o superior a 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario). Además de activos fijos que representen por lo menos el 50% del patrimonio líquido.
• Contar con infraestructura tecnológica, física y de seguridad que sea aprobada por la DIAN.
• Disponer de personal capacitado, con conocimientos legales y contables en diferentes documentos digitales que sean aplicables al desarrollo del negocio de facturación electrónica.

Distribuidores de facturación electrónica: ¿Cómo elegir el tuyo?

Cuando buscas un proveedor tecnológico de facturación electrónica en Colombia, es importante que tomes en cuenta algunos aspectos para que hagas una selección adecuada. Aquí te dejamos unas pautas clave:

Verifica que se encuentre autorizado por la DIAN

La autorización de la DIAN es un requisito fundamental para cualquier distribuidor de facturación electrónica en Colombia. Esto garantiza que cumple con los estándares legales y técnicos necesarios para operar en el país.

Dicho proveedor no debería tener inconvenientes de proporcionar documentos y certificados que respalden su estatus autorizado. Así mismo, puedes verificar directamente en el portal web de la DIAN que en efecto cuente con la habilitación para facturar electrónicamente.

Consulta su trayectoria y certificaciones

Antes de inclinarte por un distribuidor, es primordial que investigues cuál es el tiempo de experiencia en el mercado. También deberías verificar si cuenta con acreditaciones que puedan dar muestra de su compromiso con la excelencia.

Por otro lado, consulta con otros clientes del distribuidor las opiniones y recomendaciones que tienen respecto al servicio ofrecido, así podrás obtener información valiosa y confiable.

Valida las características de su programa de facturación electrónica

En el mercado hay una gran variedad de soluciones disponibles de facturación electrónica, sin embargo, puede que tus exigencias vayan más allá. Por lo cual, debes prestar mucha atención a las características del software que vayas a contratar.

Funciones específicas como la generación de facturas deben estar incluidas, pero otras adicionales como la gestión de nómina electrónica o integración con sistemas contables le vendrían muy bien a tu empresa.

La solución debe adaptarse a las necesidades de tu negocio

Cada negocio tiene necesidades particulares dependiendo de su tamaño, ubicación y sector de operación, por ende, resulta primordial que el proveedor tecnológico tenga la flexibilidad y escalabilidad para adaptar dichas soluciones a los requerimientos específicos de la empresa.

En The Factory HKA somos tu proveedor tecnológico de confianza: ¡Conócenos!

En The Factory HKA, contamos con una experiencia de más de 13 años ofreciendo soluciones de facturación electrónica en Colombia y en otros países de la región. Nos hemos desempeñado como un proveedor tecnológico integral que cuenta con la habilitación de la DIAN.

Hemos acompañado a más de 26.000 clientes en la integración de nuestra plataforma tecnológica, la cual respalda un promedio de más de 200.000 transacciones electrónicas diarias. ¡Conoce más acerca de nuestra solución confiable y eficiente!

Conclusión

La elección de un proveedor tecnológico y distribuidor de facturación electrónica en Colombia es un paso crucial para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de la normativa fiscal. Verifica la autorización de la DIAN, consulta la trayectoria y certificaciones y asegúrate de que la solución se adapte a las necesidades de tu negocio.

En The Factory HKA, te ofrecemos soluciones electrónicas innovadoras y personalizadas, apoyadas por profesionales ágiles y altamente capacitados. ¡Hablemos HOY mismo!

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo asegurarme de que una solución de facturación electrónica se adapte a las necesidades de mi negocio?

Debes evaluar las características de la solución y asegurarte de que se pueden personalizar para satisfacer las necesidades particulares de tu empresa.

¿Por qué es importante escoger un distribuidor autorizado por la DIAN?

Elegir un distribuidor de facturación electrónica autorizado por la DIAN garantiza que cumplen con las regulaciones fiscales y técnicas, lo que evita problemas legales en el futuro.

¿Por cuánto tiempo habilita la DIAN a un proveedor tecnológico?

Un proveedor tecnológico que cumpla con cada uno de los requisitos para su funcionamiento, será habilitado por la DIAN por un periodo de cinco años. Posteriormente, podrá hacer la renovación y recibir autorización por el mismo tiempo.

¿Qué consecuencias puede tener elegir un proveedor no autorizado por la DIAN?

Elegir un proveedor no autorizado por la DIAN puede llevar a problemas legales y fiscales, como sanciones y multas por incumplimiento de las regulaciones.

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